スキルアップ

Evernote超初心者のデータ整理術

こんにちは、たまこです。
「Evernote超良いですよ!!」って知人に言ってたら、「使い方レクチャーして♡」ってオファーを頂いたので、超初心者の私が実践してるEvernoteデータ整理術について書きます!

この記事は、こんな方向け
  • Evernoteを使ったことがない方
  • 色々な所にメモや下書き等があって整理できていない
  • Web上で情報を一元管理したい

私のEvernote歴はまだ1か月ちょっと。
最初は単に記事を保存しているだけでしたが、記事数が100件を超え、そろそろ管理方法を考えねば・・と思っていたところでした。

「Evernote 使い方」でググると、
まぁーーいっぱいの記事が出てくる出てくる・・・。
お仕事用に使われてる方だったり、Evernoteマスターの方だったり。。

超初心者で、私用に使っている身には高度すぎるものも多く、、
そんな中から、簡単に取り入れられそうなものだけ紹介します。

そもそもEvernoteって?

ノート、メモ、写真、ボイスメモ、、、
あらゆるものをクラウド上で管理できるサービスです。

私が使い始めたきっかけは、
ブログの下書きと、自分の勉強メモを管理したかったから。

今まで、愚かなことにですね・・・
ブログも、FBも、メールの返信の下書きも、日記も、勉強メモも
全てをGmailの下書きで保存してたんです・・・。

何故なら、Gmailは
・作成途中で自動保存される(PCの電源が急に落ちても安心)
・PCでもスマホでも更新できる

めっちゃ便利!!って思ってたんですが、

デメリットは、
・フォルダが1つなので管理できない
・上手く検索できない(たくさんヒットしてしまったり)

気付いたら下書きが400件たまっていてやばい状況に。そんな時、Evernoteが良いと聞き使ってみることに。

そしたら、超快適!!
Gmailの良いところは残しつつ、不便に感じてた事が一気に解決しました!

Evernoteで出来ること

  1. 自動保存される
  2. PCでもスマホでも更新できる
  3. 管理、検索が簡単!タグ付けできる
  4. Web上の情報をそのままクリップできる(ブラウザ拡張機能で、Webページをそのままノートに保存できるもの!コメントも追加できます)
  5. リマインド設定できる
  6. 文中に表や箇条書きを入れられる
  7. To doリストがつくれる
  8. 地味に嬉しいのが、スマホで作業中『やり直し』ボタンがある!(パソコンのCtr+z)

などなど、私がまだまだ使いこなしていない機能も色々ありますw

お仕事用で使われてる方も多いのも納得。
個人でお仕事されてる方、色々な情報を扱う方にはかなり役立ちそう。

Evernoteの基本キーワード

ノート/ノートブック

Evernoteで管理するデータをノートと言います。
イメージ的には、ルーズリーフとか、メモ帳の1枚って感じ。

ノートブックは、ノートをまとめたフォルダになります。
最初にEvernoteの利用を開始すると、
最初のノートブック(Inbox , プロジェクトその1)がすでに作られています。プロジェクトその1の中身は空なので、名前を変更してノートを追加しましょう。

スタック

スタックとは、ノートブック同士をまとめること。本棚みたいなみたいなものです。

スタック(本棚)>ノートブック(バインダー)>ノート(ルーズリーフ)ってイメージです。

作り方は簡単!まとめたいノートをドラッグ&ドロップで重ねるだけです。ですが、2018/11/11時点で、Web版Evernoteの古いバージョンでしか作れませんので、画像の通り、バージョンを切り替えましょう。

▼古いバージョンへの切り替え方はこちら

▼左のメニューの「ノートブック」をクリック。ドラッグ&ドロップでノートをまとめる

基礎知識は以上です!次は実際に取り入れたEvernoteの整理術を紹介します。

管理しやすいデータの整理方法

様々な人のEvernoteの説明を見ましたが、
最初は簡単にできるものだけ、取り入れていきます。
やることはたった2つ!

①ノートブックをスタックにまとめる

まずは「ノートブック」を追加して、自分の分けたいものにわけていきます。
ちなみに、私が追加したノートブックはこちら。

・アメブロ下書き
・ワードプレス下書き
・メール下書き
・雑記
・Youtube勉強
・セミナー勉強
・本  ・・・・など等

そして、このノートブック自体が徐々に増えてきつつあるので「スタック」でまとめていきます(作り方は上述の通り)。

私のスタックの分け方はこちら。

  • 01_未分類フォルダ
  • 02_output
  • 03_input
  • その他

ここで、Evernoteの大事なルール!
記号>数字>アルファベット>カタカナ>ひらがな>漢字
という順番で表示されます。

なので、スタックに順番をつけたいときは番号を振ったり、
最初に「.(ドット)、#、^、@」などを入れると上の方に表示されます!

それぞれの中身については、
01_未分類フォルダ
最初に作られていたノートブック(プロジェクトその1)の名前を変更して「01_」って通し番号を足しただけ。

ノートを新規作成すると、デフォルトの設定で「01_未分類フォルダ」に追加されていきます。保存先を選ぶこともできますが、急ぎの時はとりあえずここにバンバン作って行って、後で整理すればOK。

02_output
その名の通り、ブログの下書きや日記など、自分がアウトプットするものを入れます。

03_input
これは、Youtubeやセミナー、本などで学んだことのメモ。お勉強ノートです。
私はよく、通勤途中にYoutubeでクリスの部屋とかセミナーを見ながら、スマホ(Android)を2画面に分割して、Evernoteにメモをとっています。

②ノートの内容にタグを付ける

Evernoteといえば、タグ付け!タグを付けられるんですよー!
スタックやノートブックで纏められたノートを横断して検索できるので便利です。

でもまたこれも、どうやって分類するかちょっと悩みますよね・・・。

私の場合は、試験的に『2つのルール』で分類しています!

ここでも、Evernoteの表示の順番ルールにのっとり、
必ず『記号』を最初に入れることにしてます!
(検索するときもずらっと並んで見やすい!)

  • カテゴリの分類の時は『#(シャープ)』から始める
  • Youtuberなど情報源の分類の時は『.(ドット)』から始める


他にも旅行記やグルメレポとか、
場所で分類したいときは『@』もいいですねー。

例えば、クリスの部屋を聞いていてメモしていたものだと・・
(ライフコーチ クリス・モンセンさんのYouTubeチャンネル!)
タグは、
『.Youtube_01クリス』、『#01_mind』って感じになります。

ここまでをまとめると、以下の構成になってます。
スタック  :03_input (学んだこと
ノートブック:01_Youtube勉強
ノートのタグ:.Youtube_01クリス | #01_mind

タグは1回作ってしまえば、あとは別記事でも選べるようになるので、ラクチンです。

このあたりの整理術は、
分類したいものにもよるし、各自お好みで試行錯誤してみて下さい!
タグの名前を変えることも、タグ管理画面上で編集することもできるし、簡単ですので。

※タグのルールも増えてくると管理が煩雑になるので、
Evernoteにルール表を用意しておくと良いですね!

というわけで、Evernoteには他にも便利機能がたくさん!

Evernoteで出来ること

  1. 自動保存される
  2. PCでもスマホでも更新できる
  3. 管理、検索が簡単!タグ付けできる
  4. Web上の情報をそのままクリップできる(ブラウザ拡張機能で、Webページをそのままノートに保存できるもの!コメントも追加できます)
  5. リマインド設定できる
  6. 文中に表や箇条書きを入れられる
  7. To doリストがつくれる
  8. 地味に嬉しいのが、スマホで作業中『やり直し』ボタンがある!(パソコンのCtr+z)

・・・などなど、
使い方困ったら、Evernoteの公式サイトに書いてあったり、
世の中のEvernoteマスターの方々が詳しく解説してくれるページもありますので何とかなります!

超初心者の方は、とりあえずノートブックにまとめるだけでも、管理はしやすくなると思いますので、ぜひ取り入れてみてください♪
お役に立てていれば、幸いです!

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